Jego wysokość Dyrektor Turnieju

366
Międzynarodowe MP Poraj 1996

ir Jan Kotek
Jego Wysokość Dyrektor Turnieju

(Artykuł ukazał się w dwumiesięczniku Polskie Warcaby numer 5 z 1998 roku)

Często  zastanawiamy  się , od  kogo  zależy  powodzenie  turnieju . Zdaniem  zawodników  i  niektórych  sędziów  jest  to  oczywiste  –  odpowiedzialnym  za  prawidłowe  i  na  wysokim  poziomie  przeprowadzenie  zawodów  jest  sędzia  główny . Jest  to  prawda , ale nie  do  końca .  We  wszystkich  ocenach  nieudanych  imprez  obwinia  się  sędziego . Ale  czy  słusznie ,  czy  jest  on  w stanie  podołać  wszystkim  trudnościom , szczególnie  źle  przygotowanej  imprezy . Kto  jest  pierwszym  pomocnikiem  sędziego  głównego  w  pokonywaniu  trudności  turniejowych . Jest  nim  oczywiście  Jego  Wysokość  Dyrektor  Turnieju .

Dobry  sędzia  główny  jest  w  stanie  słabo  przygotowaną  imprezę , przeprowadzić  bez  jakichkolwiek  zakłóceń , tak  że  zawodnicy  nie zauważą  braków  organizacyjnych . Oczywiście  bywa  i  odwrotnie  słaby  sędzia  główny  może  „położyć”  najlepiej  przygotowaną  imprezę .

W  jaki  sposób  sędzia  główny  może  poprawić  stan  organizacyjny  imprezy ? Do  tego  są  jemu  koniecznie :

  • otwarty na wszystko  dyrektor  turnieju,
  • otwarta na propozycje  zmian  obsługa  zakwaterowania  i  wyżywienia
  • otwarci na propozycje  zmian  pracownicy  obsługujący  i  decydujący  o  miejscu  rozgrywek   ( sala  gry , pomieszczenia  dodatkowe ) ,
  • talenty dodatkowe sędziego  głównego , sędziów  rundowych  i  innych  osób  obsługujących

Najważniejszy  ze  wszystkich  w/w  jest  dyrektor  turnieju , gdyż  załatwienie  wszystkich  tych  spraw  należy  w  końcu  do  niego .  Kto  to  jest  dyrektor  turnieju ? Kim  powinien  on  być ?

Aby  odpowiedzieć  na  pytanie  –  kim  powinien  być  dyrektor  turnieju?  –  musimy  powrócić  do  samego  początku  turnieju , do  jego  genezy. Mając  projekt  zorganizowania  turnieju , tworzymy  zespół  organizacyjny  i  przystępujemy  do  prac  przygotowawczych . W  tych  pracach  przygotowawczych  albo  ktoś  przewodniczy ,  albo  wykonuje  większość  prac . Właśnie  ta  osoba , która  jest  najbardziej  zorientowana  we  wszystkich  przedsięwzięciach  powinna  zostać  w  momencie  rozpoczęcia  zawodów  dyrektorem  turnieju .

Przyszły  dyrektor  turnieju  stojąc  na  czele  komitetu  organizacyjnego  musi :

  • powołać komitet honorowy  i  komitet  organizacyjny  imprezy ,
  • załatwić salę gry  wraz  z  pomieszczeniami  dodatkowymi ,
  • zamówić hotel dla  zawodników , sędziów  i  osób  towarzyszących ,
  • zabezpieczyć wyżywienie uczestników  imprezy ,
  • pozyskać fundusze i  opracować  budżet  imprezy ,
  • opracować precyzyjny regulamin  imprezy , zarówno  pod  względem  organizacyjnym  jak i  sportowym ,
  • w regulaminie imprezy  dokładnie  określić  wysokość  opłat  i  nagród ,
  • zabezpieczyć komisję sędziowską ,
  • rozpropagować imprezę ,
  • opracować scenariusz otwarcia  i  zamknięcia  imprezy ,
  • przygotować materiały potrzebne  do  przeprowadzenia  turnieju :
  • tabela wyników ,
  • zapisy partii ,
  • warcabnice i warcaby ,
  • zegary ,
  • protokoły rund , teczki , kalki , podkładki ,
  • upominki ,
  • zabezpieczyć program komputerowy ,  komputer , obsługę  komputerową ,
  • plastyka do wypełniania  tabel  turniejowych ,

Jeśli  przewodniczący  komitetu  organizacyjnego  bierze  aktywny  udział  w  przygotowaniu  imprezy , to jest  on  osobą  najbardziej  zorientowaną  we  wszystkich  szczegółach  zawodów .

Taki  dyrektor  turnieju  zna  wszystkie  osoby  współpracujące  przy organizacji  imprezy :  kierownika  hotelu , kierownika  kuchni , dyrektora  domu  kultury , komitet honorowy , sponsorów , władze lokalne , pozostałych  członków  komitetu  organizacyjnego  itp. Zna  wszystkie  tajniki  umów  i  potrafi  je  w  odpowiedni  sposób  wyegzekwować . Wie  co  zakupiono  na  potrzeby  turnieju , zna  stan  kasy  imprezy  i  wie  ile  jeszcze  pieniędzy  można  przeznaczyć  na  cele  organizacyjne . Zna  lokalne środowisko  i  wie,  co  i  gdzie  można  załatwić  czy  też  kupić .

Przed  rozpoczęciem  rozgrywek  dyrektor  turnieju  zapoznaje sędziego  głównego w  szczegółach   ze  stanem  przygotowań  oraz  z  oczekiwaniami   organizatorów  względem  komisji  sędziowskiej ,  zawodników  i  obsługi  zawodów . Wynikiem  tych  rozmów  jest  ustalenie  poziomu  organizacyjnego  imprezy  oraz  lista  spraw  niezałatwionych  i  wykaz  materiałów  do  zakupienia  względnie  do  załatwienia .

Na  odprawie  technicznej  dyrektor  turnieju  przedstawia  osoby  zatrudnione  przy  organizacji  imprezy , omawia  wszystkie  sprawy  socjalno – bytowe , przedstawia  wymagania  hotelu  i  stołówki , przedstawia  harmonogram  imprezy , przedstawia  lokalizację  miejsca  rozgrywek ;  dojście , dojazd  na  salę  gry , przedstawia rozkład  pomieszczeń  w  miejscu  rozgrywek , dostęp  do  telefonu , kiosku , poczty , prezentuje  atrakcje  turystyczne  miejscowości , przybliża  historię  i  teraźniejszość  miasta  w  którym  odbywają  się  zawody . Przedstawia  również  sportowe  i  organizacyjne  osiągnięcia  miejscowej  sekcji  warcabowej  oraz  inicjatywy  kulturalne  i  sportowe  miejscowego  środowiska .

W  czasie  trwania  zawodów  dyrektor  turnieju  jest  w  stałym  kontakcie  z  sędzią  głównym . Codziennie  po  zakończonej  rundzie  sędzia  główny  i  dyrektor  turnieju  ustalają  na  następny  dzień  harmonogram  poczynań  ; co  należy  jeszcze  załatwić ,  zorganizować , jak  realizowany  jest  program , jak  przedstawiają  się  przygotowania  do  zakończenia  zawodów ?

Zakończenie  prowadzi  dyrektor  turnieju , jest  to  najważniejsza  pod  względem  propagandowym część imprezy , dlatego należy je przygotować bardzo precyzyjnie ,  by  pokazać    zaproszonym   gościom  wysiłek  zawodników  i  wielkość  naszej  imprezy . Powinien  zaangażować  w  uroczystość  zakończenia  wszystkich  zaproszonych  gości  i  sponsorów , przy  wręczaniu medali , pucharów , dyplomów , nagród , upominków  itp. Dyrektor  turnieju  powinien podziękować wszystkim  sponsorom  oraz  osobom  współpracującym  przy organizacji  turnieju , oraz  komisji  sędziowskiej  za  sprawne  przeprowadzenie  zawodów .

Po zawodach  dyrektor  turnieju  przekazuje  wyniki  do  mediów  oraz  przesyła  do  zawodników ,  jeśli  tego  nie  zdążył   zrobić  bezpośrednio  po  zawodach , rozlicza  wszystkie  rachunki  i  dokonuje  oceny  imprezy  przed  komitetem  organizacyjnym . W  tym  momencie  rozwiązuje  się  komitet  organizacyjny  i  imprezę  uważa  się  za  zakończoną .

Jakich  mamy  dyrektorów  turnieju  –  dobrych  i  złych  –  więcej  dobrych . Wielu  jednak  nie  zna  dokładnie  swoich  zadań , wielu  uważa , że  należy  załatwić  salę , sprzęt  i  jakoś  to  będzie , reszta  należy  do sędziów , im  się  płaci  i  oni  powinni  zrobić  wszystko , by  impreza  była  udana , wielu  na  każdą  propozycję  odpowiada  „jutro” , a  jutra  nie  ma  do  końca  turnieju , albo  przyjmują  każdą  uwagę  i  nic  sobie  z  tego  nie  robią. Wielu  dokonuje  oceny  propozycji  według  własnego  uznania  i  dochodzi  do  wniosku , że  nie  trzeba  nic  załatwić  i  tak  impreza  jakoś  się  zakończy . Najczęściej  dyrektor  turnieju  „świeci”  nieobecnością , zjawia  się  na  chwilę , gdy  sędzia  główny  jest  najbardziej  zajęty  i  za  chwilę   ucieka  z  turnieju . Słabi  dyrektorzy  turnieju  jednak  zawsze  są  pierwszymi  osobami  na  rozpoczęciu  i  zakończeniu  imprezy , choć  najczęściej  są  te  uroczystości  fatalnie  przygotowane .

Można  jednak  pokazać wspaniałych  organizatorów ,  dyrektorów  turnieju , którzy  w  uwagach  sędziego  głównego  nie  widzą  utrudniania  pracy  organizatorom , a  przede  wszystkim  podniesienie  poziomu  organizacyjnego  turnieju .Takich  chcemy  jak  najwięcej .

P.S. (A.D. 2021)
Trzeba przyznać, że po ponad 20 latach tekst Jana ciągle jest aktualny. Rzecz jasna zmieniły się znacznie realia ale nie zmieniło się jedno – Dyrektor Turnieju odpowiada po prostu  za wszystko o wszystkim musi wiedzieć i wszystkim się interesować.