Część piąta. O księgowości i paru innych sprawach.
Wiele osób sprawy księgowe bagatelizuje. Rozumiem. Postanowiłem zatem dzisiaj napisać o dosłownie kilku jej elementach by co nieco przybliżyć zagadnienie mniej zorientowanym.
Ustawa o Rachunkowości (UoR) stara się swoimi zapisami zagwarantować między innymi ZAUFANIE do wyników tego “co się księguje”. Narzuca również pewien formalny dryl. Ręczę Państwu, że w PZWarc nawet nie ma śladu spełniania tych wymogów. Jest zbiór nieuporządkowanych dokumentów i dosłownie kilka wydruków które jedynie PRZYPOMINAJĄ to czym być powinny.
Wszystkie moje, jak i KR wnioski wynikają wyłącznie z tego co przedstawiono do kontroli.
W moim raporcie wymieniam siedem przykładów przelewów z naszego konta dla których brakuje dokumentów źródłowych. O braku dokumentów KR mówiła już pół roku wcześniej. Nie było reakcji. A przecież było pół roku na uporządkowanie tego wszystkiego. A można było (zamiast pytać się mnie co notuję w moim komputerze) umówić się – uzupełnimy, sprawdźmy to skrupulatnie razem … itd. Ponieważ są przelewy a nie ma na nie dokumentów, mój wniosek był oczywisty:
“Zasadą jest, że pieniądze Związek przelewa na podstawie rachunków czy też innych dokumentów. Ponieważ takich dokumentów nie ma, należy przyjąć że przelewy wykonano bezprawnie.”
Nie ma tutaj ani słowa, że komuś te pieniądze się nie należały! Odnosząc się do treści mojego raportu, wątpię by, Zjednoczone Przedsiębiorstwa Rozrywkowe miały roszczenia wobec nas na ponad 88 tysięcy bez podstaw. Wątpię by Jan Chrząszcz otrzymał ponad 1600 zł ot tak. Wątpię by Pani Martyna S. nie wykonała czegoś o wartości 1500 zł. To nie o odbiorców chodzi! Wniosek w raporcie dotyczy BEZPRAWNEGO wykonania przelewów.
Wielu z nas prowadzi firmy. Wyobraźmy sobie, że mamy kontrolę z Urzędu Skarbowego. Kontrola widzi przelew na konto PHU Intertur na kwotę 71.895 zł. Prosi o pokazanie dokumentu, a my go nie mamy. Jakie są skutki? Oczywiste – korekta podatku z odsetkami, grzywna karno-skarbowa etc. Urzędu Skarbowego (jak i mnie w moim raporcie) nie interesuje odbiorca przelewu! Prywatna firma może przelewać pieniądze gdzie chce. Problem jest wówczas gdy chce to zaliczać w koszty. W przypadku PZWarc KAŻDY zrealizowany przelew musi mieć twardą podstawę. Inaczej należy uznać go za bezprawny.
Wyobraźmy sobie inną sytuację. Jacek P. prowadzi PZWarc, ale jednocześnie działa w innych obszarach, często z tymi samymi firmami. Mam jakieś zobowiązanie wobec firmy X ale mówię:
OK zapłacę szybciutko ale wiecie koledzy, PZWarc coś mi jest tam winien, ja chwilowo nie mam kasy to zrobimy przelew z konta PZWarc.
Odbiorca się ucieszy (mimo że tak naprawdę trzeba takie transakcje kompensacyjne mocniej dokumentacyjnie obsłużyć)! Pieniądz to pieniądz. A Jacek powie kontroli KR „nie mam pańskiego płaszcza (oj przepraszam tej faktury) i co mi zrobisz?„. Dokumenty źródłowe MUSZĄ być i tyle!
Nie raz słyszymy o politykach czy urzędnikach którzy nadużywają posiadane karty służbowe. Wyobraźmy sobie że wiceprezydent miasta X zapłacił służbową kartą za hotel MISIO. Zgodnie z wewnętrznymi zasadami nie wolno mu było płacić za hotele. Powiemy wówczas, że zapłacił za hotel MISIO bezprawnie. Hotelowi MISIO za wykonane usługi czy też inne rozliczenia pieniądze się należą i tyle. Problem nie dotyczy Hotelu MISIO.
Dlatego PZWarc musi MIEĆ dokumenty źródłowe i przechowywać je zgodnie z wymogami UoR. Nie są to sprawy skomplikowane – rzetelnie opisać, zaksięgować i włożyć do segregatora (techniki w pełni elektroniczne to temat na inne rozważania, ale również opisane w UoR). Do tego trzeba prowadzić właściwe rejestry (na przykład wystawionych faktur!!! nie istnieje takowy w PZWarc na moment naszej kontroli), rejestr majątku, umów itp.
Parę słów o systematyce w księgowości.
Wrócę do innych spraw, za które KR spotkała ostra reprymenda. W dodatku tą reprymendę otrzymała od osoby, która w 2022 roku ODPOWIADAŁA za nasze finanse!
Nie są znane kontrolującym dokumenty o których mowa w UoR takich jak choćby polityka rachunkowości etc. To brzmi groźnie, ale w istocie chodzi o to jak są klasyfikowane poszczególne zdarzenia i gdzie są rejestrowane. A już konkretniej m.in. do czego służy konkretne konto księgowe. W strzępkach ewidencji, które widziałem był również wydruk przypominający “zestawienie obrotów i sald”. Na tym wydruku są konta księgowe i ich nazwy. Na przykład:
201 – Rozrachunki z odbiorcami
202 – Rozrachunki z dostawcami
205 – nadwyżki klubowe
206 – Rozliczenie nagród
234 – Inne rozrachunki z pracownikami i wolontariuszami
Te konta to tak zwane syntetyki, pod nimi są konkretne konta analityczne. I tutaj widzimy obroty:
206-18 (Rozlicznie nagród) – Arleta Flisikowska xxx zł
234-2 (Inne rozrachunki …) Flisikowska Arleta 16.360,43 zł
Nie widząc dokumentów źródłowych, można snuć różne przypuszczenia co do sporych przecież obrotów na koncie 234 (rozrachunki z pracownikami i woluntariuszami).
A wystarczyłoby, by Pani Arleta za swoich czasów zarządzania finansami naszego związku zadbała o zwyczajny porządek w dokumentach. Aż tyle i tylko tyle.
Stała niechęć dwóch prezesów (obecnego i poprzedniego) do merytorycznej współpracy przynosi teraz zgniłe owoce. Przy normalnej współpracy, gdyby Pan Sylwester zamiast “zaglądać” co ja piszę w notebooku chciał współpracować, nie byłoby konieczności pisania publicznie o tym wszystkim. A trzeba pisać! Za kilka lat przecież może się okazać, że to Jan Chrząszcz (oczywiście za namową Pawlickiego) namieszał w finansach związku i ukradł faktury, umowy i okulary prezesa.
Wprowadzałem systemy księgowe w setkach firm. Wśród moich klientów są między innymi: Kancelaria Prezydenta RP i Ministerstwo Finansów.
Pan Sylwek nie był w poprzednim zarządzie. Mógł do spotkania w Poznaniu podjeść kompletnie inaczej. Jacek, tyle o tym gadasz, weź pomóż jak z tego wybrnąć. Odwracając się plecami, wręcz wrogo do Komisji Rewizyjnej o mnie już nie wspominając, ewidentnie chce Pan pokryć kurzem te minione lata. O inne wnioski naprawdę trudno.
Ja już składałem rok temu publiczną deklarację, że mogę prowadzić księgowość PZWarc gratis (zresztą robiłem to kiedyś przez 3 lata). Jestem zawsze gotowy to robić. Jednak Zarząd dla którego bym pracował musi się składać z ludzi posiadających nawyk do transparentnego działania!
Jeszcze nieco przeciągnę wątek o Ustawie o Rachunkowości. Zainteresowanym polecam link do niej, a dalej proponuję się skupić na rozdziale 2 „Prowadzenie ksiąg rachunkowych„.
Niemal przy każdym artykule widać, że jest nie spełniony. Jedna z kluczowych spraw jest opisana w Art. 13.1. Właśnie TAK ROZUMIANE księgi rachunkowe miały być przedmiotem kontroli KR. Ponownie dodam, że ich prowadzenie JEST OBOWIĄZKIEM.
Jak to w ustawach bywa, język można uważać za zawiły, ale wypełnienie tych wszystkich wymogów jest więcej niż trywialne. Wystarczy wykazać minimum dobrej woli. Przez całą kadencję od 2021 roku nie zauważyłem nawet śladów DOBREJ WOLI do rzetelnego prowadzenia spraw finansowych.
Obecnemu Zarządowi zwracam uwagę na art. 11a. Mówi on o miejscu gdzie znajdować się powinny Księgi Rachunkowe. Z pewnością nie znajdują się na Hożej w Warszawie! Macie na to 15 dni.
A punkt 2 tego artykułu mówi o kontroli. Co prawda o organach kontroli zewnętrznej, ale w sytuacjach spornych, czy też niechęci do kontroli, ma również zastosowanie do naszej sytuacji. Kontrola „na kolanie” w Gnieźnie, zaproszenie to do Poznania czy do Rychlika nie spełniają tych warunków.
Chociaż … to już nieaktualne. PZWarc nie ma już Komisji Rewizyjnej.
Po gremialnej rezygnacji KR ogromny kamień z serca dwóm ostatnim prezesom spadł tak mocno, że się odbił i polecał aż tutaj, do naszej zachodniej granicy.
Nie wierzycie? Oto namacalny dowód! W wiosennym słoneczku pojechałem podziwiać!
Ciąg dalszy nastąpi